Albarán y factura se emiten juntos habitualmente y suenan parecidos, pero tienen funciones y consecuencias distintas. Uno acredita entrega física; el otro es el documento fiscal. Confundirlos genera problemas contables, fiscales y de prueba ante disputas.
Definiciones
Albarán (delivery note)
Documento que acompaña a la mercancía en la entrega y acredita que se ha recibido en las cantidades y condiciones descritas. No es documento fiscal. No genera obligación de pago.
Factura
Documento fiscal que acredita la operación económica: qué se vendió, a quién, por cuánto y con qué IVA. Genera obligación de pago (para el comprador) e obligación fiscal (para el vendedor).
Comparativa punto por punto
| Aspecto | Albarán | Factura |
|---|---|---|
| Función | Acreditar entrega física | Acreditar operación fiscal |
| Obligación legal | No obligatorio, muy recomendable | Obligatorio (con matices) |
| Incluye precio | Opcional (a veces sin precio) | Obligatorio con IVA |
| Genera pago | No | Sí |
| Firma del receptor | Habitual (prueba entrega) | No necesaria |
| Numeración correlativa | Recomendable | Obligatoria |
| Plazo conservación | 4 años (comercial) | 6 años (fiscal) |
¿Puede uno ser sin el otro?
Albarán sin factura
Sí, es habitual en entregas parciales. Se acumulan albaranes durante el mes y luego se emite factura mensual que agrupa todos.
Factura sin albarán
Sí, en servicios (no hay entrega física) o cuando la operación no requiere transporte de mercancía.
Albarán valorado
Modelo mixto: albarán que incluye precio pero sin efecto fiscal. Sirve como "propuesta de factura" o preview.
Qué debe incluir cada documento
Albarán
- Fecha de entrega.
- Datos del emisor y receptor.
- Descripción de mercancía (cantidad, referencia, descripción).
- Número correlativo (recomendable).
- Espacio para firma del receptor.
Factura
- Fecha de emisión y operación.
- Número correlativo obligatorio.
- Datos completos del emisor (nombre, NIF, domicilio).
- Datos del receptor.
- Descripción y cantidad.
- Base imponible.
- Tipo de IVA y cuota.
- Total factura.
- Concepto según Reglamento de Facturación.
Factura simplificada (tickets)
En operaciones hasta 400€ (con condiciones), se puede emitir factura simplificada (comúnmente "ticket"). Requisitos reducidos. En eCommerce B2C se usa habitualmente.
Regla práctica: si tienes un cliente empresa (B2B), emite siempre factura completa. Si tienes cliente particular (B2C), puedes emitir ticket salvo que solicite factura expresamente.
Cuánto tiempo hay que guardar cada uno
Facturas
6 años como norma general en España, según Ley General Tributaria (art. 66). Para sectores regulados puede ser más (10 años en algunos casos).
Albaranes
4 años a efectos comerciales. Recomendable conservar junto con las facturas para reconciliación.
Formato
Digital o papel. Se aceptan facturas electrónicas si cumplen requisitos legales (firma electrónica o intercambio electrónico estructurado). Facturación electrónica B2B será obligatoria progresivamente en España a partir de 2025-2027.
El albarán en eCommerce
En eCommerce, el "albarán" clásico se ha convertido en:
- Confirmación digital de entrega por parte del transportista (escaneo).
- Nota de contenido impresa dentro del paquete (opcional).
- Email de confirmación de entrega al cliente.
La firma física del cliente es cada vez menos habitual; la evidencia digital (foto de entrega, tracking, escaneo) sustituye al papel.
Cómo lo hacemos en Logistix
En Logistix, cada expedición genera automáticamente albarán digital con todos los datos, escaneo de entrega por parte del transportista y evidencia disponible en el portal del cliente. Las facturas al cliente final las genera cada marca; nosotros facturamos por servicios logísticos con desglose por concepto mes a mes.
Preguntas frecuentes
¿Puedo agrupar varios albaranes en una sola factura?
Sí. La factura mensual con múltiples albaranes agrupados es habitual en B2B con relación continuada.
¿Es válido un albarán sin firma?
Sí, pero pierde valor probatorio. En caso de disputa, la firma es prueba de entrega. Alternativamente vale el escaneo de entrega del transportista.
¿Puedo cobrar antes de emitir factura?
Sí, con anticipos. Al emitir factura se descuenta el anticipo. La factura debe emitirse dentro de plazos del Reglamento de Facturación.
¿La factura electrónica sustituye al papel?
Sí, si cumple requisitos legales (garantía de autenticidad e integridad). B2B electrónica pasa a ser obligatoria progresivamente.
¿Necesitas operativa con albaranes digitales trazados?
Cada expedición con albarán digital, escaneo de entrega y evidencia disponible en portal.
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